Stressfrei und effizient – Tagesplan mit Prioritätenliste

Tagesplan mit Struktur

Haben Sie kurz vor dem Feierabend auch oft das Gefühl, dass die Zeit nie ausreicht und man noch so viele Baustellen offen hat? Ich darf Sie beruhigen – bei erfolgsorientierten und kompetenten Menschen ist das immer so: Man schafft nie alles!

Mein chinesischer Geschäftsfreund sagt immer, wenn ich auf die knappe Zeit bei Projekten hinweise: „Wenn wir heute nicht fertig werden, dann machen wir eben morgen weiter“. Gebe ich dann keine Ruhe, kommt eine chinesische Weisheit: Die Schildkröte macht alles langsam und lebt viel länger als wir.

Wer jetzt denkt, dass mein Freund ein Tagträumer und erfolgloser Mensch ist, hat sich geirrt. Über 25 erfolgreiche Jahre und mehrere florierende Firmen sind eine Bilanz, die sich durchaus sehen lassen kann. Und woran liegt das?

Eigentlich ist das Geheimnis ganz einfach: Es zählt nicht unbedingt, wie viele Schritte man tagsüber macht. Entscheidend sind die wichtigen Schritte, die einen näher an die Ziele bringen. Und hier ist gleich das nächste Problem: Die Ziele verliert man gern aus den Augen, insbesondere wenn man mal ein Motivationsloch oder eine Durststrecke hat.

Die Lösung ist einfach und unkompliziert: Mit einem übersichtlichen Tagesplan können Sie strukturiert die wichtigsten Arbeitsschritte erledigen. Im Laufe des Tages kommen Sie dann an den Punkt, an dem Sie jederzeit guten Gewissens Feierabend machen könnten. Natürlich sind Sie nicht mit allem fertig, aber die Weichen für Ihren Erfolg sind gestellt – was Sie jetzt noch machen, ist sozusagen ein Bonus. Ein gutes Gefühl!

Ich hab über einige Wochen gebastelt, probiert und verändert – das Ergebnis ist ein einfaches Beispiel wie man es machen kann und vielleicht ein Anhalt, wie Sie sich Ihren perfekten Tagesplan erstellen:

Beispielhafter Tagesplan mit Prioritäten – Carsten Wagner / Erfolgswerft

Wie gehe ich vor? Ich nehme mir morgens zu Hause 5 min Zeit und trage die wesentlichen Dinge ein. Das machen Sie nicht auf der Arbeit oder an der Ampel im Stau, sondern auf jeden Fall zu Hause – hier sind Sie noch entspannt und werden noch nicht mit dem Tagesgeschäft, Anrufen oder E-Mails abgelenkt.

Hauptziele

Hier tragen Sie die übergeordneten Ziele ein, da wo die Reise hingehen soll. Ob es Einkommen, Einfluss oder eine Weltreise ist – hier schreiben Sie hin, wofür Sie arbeiten. Oft sind es monatelang die gleichen, also ist dieser Punkt schnell abgehakt. Aber dies ist Ihre Motivation, an Ihrem Erfolg zu arbeiten!

Hauptprojekte

Die Projekte und Arbeiten mit denen Sie Ihre Ziele erreichen wollen notieren Sie hier. Auch diese können über einen langen Zeitraum gleich bleiben, sind aber konkrete Maßnahmen bzw. Projekte.

Zwischenziele

An dieser Stelle tragen Sie die Schritte ein, die wichtig für Ihre Hauptprojekte sind. Termine, Projekte, Maßnahmen – alles was Sie bedeutend näher in Richtung Projektabschluss bringt. Hier sollten zumindest alle paar Tage neue Schritte aufgeführt sein.

Prioritäten-Matrix

In die vier Felder verteile ich Arbeitsschritte und Tätigkeiten, die tagsüber erledigt werden müssen oder sollten. Die Grundidee habe ich dem Eisenhower-Prinzip entnommen, über das Joachim Lenz hier ja neulich schon geschrieben hat. Dringend und wichtig bedeutet, dass Sie diese Punkte als erstes und sofort abarbeiten. Danach die wichtigeren, aber nicht ganz so dringenden Arbeiten. Alles andere muss im Zweifel nicht mehr abgeschlossen werden.

Mein Tipp: Setzen Sie Kreise vor die Punkte. Abgehakt bedeutet, dass Sie den Punkt erledigt haben. Ein Querstrich bedeutet, dass Sie die Aufgabe noch erledigen müssen – tragen Sie diese dann am nächsten Tag mit der entsprechenden Priorität wieder ein. Ein Längsstrich bedeutet, dass sich der Punkt (unbearbeitet) erledigt hat bzw. nicht mehr durchführbar ist.

Tragen Sie morgens die konkreten Aufgaben des Tages ein. Das sollte nur 2-3 min Zeit benötigen, denn oft ergeben sich diese Punkte schon am Vortag und können zwischendurch dann schon für den Folgetag notiert werden.

Die Vorlage

Nutzen Sie gern meinen Entwurf, hier finden Sie eine druckfähige Vorlage zur freien Verwendung. Vielleicht entwickeln Sie auch Ihre eigene Version. Wie auch immer Sie vorgehen – mit einem geringen Zeitaufwand wird Ihr Arbeitstag durch diesen nützlichen Helfer effizienter und besser strukturiert.

Sollten Sie das nächste Mal eine Schildkröte beobachten, die gemütlich eine Runde schwimmt oder ein Salatblatt knabbert, während Sie abgehetzt von Termin zu Termin springen, denken Sie daran: Speedy hat ohne Stress „dringend/wichtig“ bearbeitet, der Rest kommt nach und nach. Und Speedy wird problemlos 100 Jahre alt.

Carsten Wagner

Bild: Fotolia / Montage: Erfolgswerft