Büroorganisation leicht gemacht: Tipps für mehr Ordnung im Büro

Wie perfekte Büroorganisation funktioniert – ein Gastbeitrag von Vioeasy

Eine kleine Rechnung mit großem Aha-Effekt: Wer an jedem Arbeitstag eine Stunde mit dem Suchen von Unterlagen etc. verbringt, vergeudet im Monat bis zu 31 Stunden. Diese Zeit kann gewinnbringender genutzt werden! Wie mehr Ordnung ins Büro einziehen kann, verrät Viola Frehse, Expertin für Büroorganisation.

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen Utopie. In der Praxis sammeln sich Ordner mit den unterschiedlichsten Inhalten, wie Rechnungen und Schriftverkehr, an. Nicht sofort wegsortierte Papiere türmen sich schnell zu Stapeln. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. „Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress“, weiß Viola Frehse, Inhaberin von Vioeasy – Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Und sie ergänzt: „Die Anlage einer selbsterklärenden Aktenstruktur ist der erste Schritt in Richtung papierloses Büro. Die Ablagestruktur im Schrank muss sich auch im PC wiederfinden.“

Aufgrund der „Problemfälle“, die ihr immer wieder begegnen – hat sie einige leicht umsetzbare Tipps für mehr Ordnung im Büro zusammengestellt.

Übersicht auf dem Schreibtisch

Sieht der Schreibtisch aus wie die Auslage eines Gemischtwarenhändlers, gibt es eine einfache Übung, um wieder freie Sicht auf das Wesentliche zu erlangen.

Abends alles vom Schreibtisch in einen Karton legen. Den neuen Arbeitstag bewusst daraus starten. Was nicht genutzt wird, wird wegsortiert. (mehr Infos)

Ordnung in Schreibtischschubladen

Alle Schubladen komplett ausräumen und den Inhalt konsequent sortieren.

Müll gleich entsorgen. Dazu gehören defekte Dinge genauso wie Visitenkarten von Leuten, an die sich niemand mehr erinnert. Büromaterial, das hier auf Vorrat lagert, zurück ins Büromaterial-Depot legen. Alles andere wird sorgfältig mit Unterteilern in die Schublade geräumt.

Durchblick für die Ordner

Schlecht beschriftete Aktenordner kosten Zeit. Übersicht über verschiedene Bereiche, wie Kunden oder Projekte, schaffen unterschiedliche Farben. Die Ordner zudem übersichtlich beschriften. Zu guter Letzt werden die Ordner farblich geordnet in den Schrank einsortiert.

Eine praxiserprobte Lösung für mehr Übersichtlichkeit im Ordner bieten Register und Trennstreifen. So kann der Ordner direkt an der entsprechenden Stelle geöffnet werden und lästiges Suchen entfällt. Ebenfalls hilfreich: Ein beschriftetes Deckblatt passend zum Register. (mehr Infos)

Weitere Infos und Tipps unter: www.vioeasy.de

Viola Frehse ist Inhaberin von Vioeasy – Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Die gelernte Speditionskauffrau verfügt über langjährige Erfahrung im Strukturieren, Aufbauen, Umbauen und Managen von Büros. Seit 2010 ist sie selbstständig und bringt Ordnung und Struktur in jedes Büro. Viola Frehse unterstützt individuell vor Ort, in Impulsvorträgen, Workshops und Seminaren. Zudem ist sie akkreditierte Prozessbegleiterin bei Unternehmenswert Mensch und als Dozentin für die IBAF – Qualifizierungszentren für Führung und Management tätig. (JHL)

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