So wird Ihre Messe ein Erfolg

Eine Tatsache ist so alt wie die Messe an sich: Möchten Sie Messe-Erfolg erzielen, so dürfen Sie weder Kosten noch Mühen scheuen. Natürlich muss alles Ihren Voraussetzungen und Ihrer Zielsetzung angemessen sein, aber Sie müssen sich Mühe geben. Dann aber zahlt sich ein Messeauftritt üblicherweise auch aus. Damit Ihre zukünftigen Messen nicht nur Arbeit und Kosten, sondern Spaß und Erfolg bedeuten ist etwas Vorbereitung nötig.

Vor zehn Jahren bat mich ein guter Geschäftsfreund darum, dass ich kurzfristig auf der “Du und Deine Welt” in den Hamburger Messehallen unterstütze. Die Veranstaltungsfirma hat ihm in letzter Minute einen 10qm Standard-Stand – weiß, quadratisch mit zwei Wänden, Tisch und zwei Stühlen – zwischen Rolltreppen und Säulen angedreht. Wir hatten gerade noch Zeit, drei Poster und Handzettel zum Verteilen zu erstellen. Wir führten nette Gespräche mit einige Interessenten, aber dennoch sind wir zwischen gut positionierten und großen Ständen untergegangen. Sie ahnen bereits, was wir als erste Lektion gelernt haben:

Bereiten Sie die Messe richtig vor

Wählen Sie als erstes eine Messe aus, die zu Ihren Produkten und auch zur Zielgruppe passt. Richtet sich Ihr Angebot an Endverbraucher oder an Geschäftskunden? Wollen sich die Messebesucher informieren, inspirieren lassen oder auch direkt etwas kaufen bzw. bestellen? Vor wenigen Wochen habe ich eine kleine Wochenend-Messe mit überwiegend lokalen, nachhaltigen Ökoprodukten besucht. Dort war ein Nahrungsergänzungshersteller mit tollen, innovativen Produkten. Der Stand war professionell und viele interessierte Besucher sind vorbeigekommen und haben sich informiert. Thematisch war das Unternehmen hier richtig platziert. Die Marke wird allerdings nur über den Versandweg vertrieben. Und die meisten Besucher wollten am Wochenende bummeln und sich ein paar nette Produkte aus der Laune heraus kaufen, hier konnte man aber nur bestellen. Das Hauptgeschäft haben also andere gemacht.

Sicherlich war unser damaliger Stand auf der “Du und Deine Welt” ein Schnäppchen bei der Buchung, aber die Veranstaltung war in der Summe ein Flop. Buchen Sie rechtzeitig und sichern Sie sich einen guten Platz. Als nächstes kümmern Sie sich um einen adäquaten Messestand. Das muss nicht immer die Top-Version vom Messebauer sein. Auch eine Standard-Version erfüllt seinen Zweck, wenn Sie genügend eigenes Material mitnehmen. Individuell bedruckte Theken, RollUp-Systeme, Banner und Poster – all das lässt sich heute relativ preiswert produzieren und mit überschaubaren Kosten von Profis gestalten.

Vergessen Sie auch nicht die rechtzeitige Reiseplanung und Organisation der Unterkunft. Vielleicht erinnern Sie sich noch an ihr preiswertes Wellness-Wochenende in Bad Bienenhausen und freuen sich nun auf Ihren nahenden Messebesuch dort. Wenn Sie Ihren Flug und Ihr Hotel erst zwei Tage vor der Internationalen Honigmesse buchen, wundern Sie sich bitte nicht, wenn Sie diesmal das Fünffache bezahlen.

Auf dem Messestand benötigen Sie auch einiges an Material. Sofern Sie nicht sowieso über ausreichend Informations- und Verkaufsunterlagen verfügen, benötigen Sie auf der Messe welche. Auch dieses lässt sich mittlerweile preiswert in guter Qualität produzieren. Professionelle Visitenkarten – nicht die selbstgebastelten Versionen – sind ein absolutes Muss und sollten in großer Zahl verfügbar sein.

Streuartikel sind auch ein wichtiges Thema. Sie erinnern sich an meine frustrierende Messeerfahrung mit meinem geschätzten Geschäftspartner. Ich war schockiert, dass die erste Stunde nur ältere Menschen mit großen Tüten vorbeigezogen sind, die unfreundlich nach Gratisproben und Geschenken gefragt haben. Auf solchen Veranstaltungen kann man auch günstiges Streumaterial vorhalten. Verteilen Sie es großzügig, wer weiß wer es in die Hände bekommt. Für qualifizierte Besucher gibt es sicher auch sinnvollere Ideen als Feuerzeuge und Fruchtgummis. Aber geben Sie immer etwas mit Ihrem Produkt oder Ihrer Markenbotschaft mit.

Sinnvoll ist auch ein Zeitplan für auf Auf- und Abbau, Dienst auf dem Stand und für Termine. Wenn Sie andere Firmen auf der Messe besuchen wollen und ungestört und detaillierter Sprechen wollen, legen Sie mit den Ansprechpartnern vorher schon Termine fest. Im B2B-Bereich ist es sinnvoll, insbesondere wenn bereits vor Ort Verträge oder Abschlüsse besprochen werden sollen.

Selbstverständlich sollten Sie Ihre Teilnahme an der Messe auch rechtzeitig ankündigen. Machen Sie Werbung auf allen Ihren Kanälen: In der E-Mail-Signatur, in Anschreiben an Kunden und Interessenten, Beiträge auf Ihren Socialmedia-Profilen. Einige Kunden werden vielleicht erst durch Sie dazu gebracht, auf die Messe zu gehen und Sie dort zu besuchen. Und genauso wie Sie vielleicht vorher Termine bei anderen Anbietern festlegen wollen möchten das vielleicht auch andere bei Ihnen? Zu guter Letzt gibt Ihnen der Messeauftritt auch noch mehr Glaubwürdigkeit und Professionalität in der Kundenwahrnehmung – sofern Sie es eben richtig machen.

Auf der Messe

Es ist soweit, der Messetermin ist da und Sie sind vor Ort. Ich gehe jetzt mal davon aus, dass der Stand wunschgemäß aufgebaut und Ihr Personal da ist. Sie haben Ihren Dienstplan mit Pausenzeiten, alle haben Verpflegung dabei und wollen sich hochmotiviert auf die Besucher stürzen.

Wenn es losgeht, sollten Sie alles bereit halten: Informationsmaterial, Streuartikel, Visitenkarten. Haben Sie sich auch Gedanken gemacht, wie Sie welche Informationen aufnehmen? Haben Sie Schreibmaterial griffbereit? Machen Sie sich Notizen zu Rückmeldungen, sammeln Sie Visitenkarten und Kontaktinformationen, Bestellungen, Wünsche und Kritik. Hören Sie sich alles an, was Ihnen erzählt wird. Sie sind mit dem Ohr direkt an der Zielgruppe, besser und ungefilterter können Sie Rückmeldungen kaum bekommen.

Sie und Ihre Mitarbeiter sollten spätestens jetzt auch fit in Sachen Akquise und Beratung sein. Dass Sie den Kundennutzen Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen einfach und prägnant erklären können, ist eine Selbstverständlichkeit. Haben Sie ein Alleinstellungsmerkmal? Dann zeigen Sie es jedem. Auch wenn Sie im Laufe der Zeit von auswendig gelernten Kontaktgesprächen gelangweilt sind, die Besucher hören es nur einmal. Hilfreich ist zum Beispiel der sogenannte Elevator Pitch (mehr).

Das Verhalten von Ihnen und Ihrem Personal ist ein ganz wichtiger Punkt. Seit Jahren bin ich regelmäßig auf einen großer Handwerker-Messe. Da sehe ich immer Bilder des Grauens, unabhängig von der Unternehmensgröße. Stellen Sie sich immer die Frage, wen Sie selbst lieber ansprechen würden: Auf dem einen Stand elegant gekleidete Damen und Herren mit freundlichem Lächeln. Daneben am Stehtisch der ältere Außendienstler mit Motivkrawatte und Senfflecken auf dem billigen Stangen-Anzug, der Ihnen um 12:00 schon mit zwei Biertulpen an der Wurstbude aufgefallen ist.

Und gehen Sie aktiv auf die Menschen zu. Das ist wie früher in der Disko. Wer den Mund aufmacht und andere Menschen anspricht holt sich zwar die ein oder andere Abfuhr an, früher oder später führt es aber zum Erfolg. Wie oft sieht man gelangweilte Mitarbeiter in der hintersten Ecke des Messestandes mit verschränkten Armen und grimmigen Gesicht sitzen? Auf jeder Messe könne Sie das beobachten, das schadet dem entsprechenden Unternehmen.

Oft ist die Messe für das Personal ja nicht um 20:00 Uhr vorbei, üblicherweise wird sie an die Hotelbar verlegt. Auch hier gilt bei allem Sinn für Spaß und Motivation: Verhalten Sie sich professionell! Einerseits können Sie hier das mühsam aufgebaute Image durch Fehlverhalten ruinieren, andererseits hängen Sie dann am nächsten Tag in den Seilen. Wenn Sie während einer Messe “all in” gehen also bitte bei den Kontaktgesprächen und nicht am Zapfhahn.

Nach der Messe

Egal wie erfolgreich die Messe war, Sie wollen besser werden. Werten Sie alle Schritte und Maßnahmen von der Planung bis zur Durchführung und dem Abschluss aus. Was hat gut geklappt, was muss zukünftig anders laufen? Legen Sie sich hier ehrlich die Karten! Ausflüchte wie “das Publikum war nicht gut drauf” oder “das Wetter hat nicht mitgespielt” führen Sie nicht weiter.

Und was machen Sie jetzt mit den ganzen (hoffentlich) gesammelten Kontakten und Anfragen? Diese müssen natürlich professionell nachbereitet werden. Dazu hat der Marketing-Experte Joachim H. Lenz einen griffigen Artikel (mehr) geschrieben.

Nochmal im Überblick

Vorbereitung:

  • rechtzeitige, durchdachte Wahl der Messe
  • Buchung eines angemessenen Messestandes
  • Erstellung der Ausstattung mit professioneller Hilfe
  • Buchung Unterkunft und Reise
  • Zeit-, Ablauf- und Terminpläne
  • Ankündigung / Werbung

Durchführung

  • Aufbau, Bereitstellung von Info- und Arbeitsmaterial
  • korrektes, professionelles Auftreten – auch in den Pausen und am Abend
  • auf Besucher aktiv zugehen
  • Kundennutzen, Kernkompetenz, Alleinstellungsmerkmale aufzeigen

Nachbereitung

  • Auswertung Vorbereitung, Planung
  • Auswertung Abläufe, Verhalten, Optimierungsmöglichkeiten
  • Nachbereitung der Kontakte

Viel Erfolg bei der nächsten Messe!